5. Handelsrecht

5.1. Aufbewahrungsfristen

Unabhängig von den nachfolgenden Aufbewahrungsfristen sollten Sie vor der Vernichtung von Unterlagen prüfen, ob keine Besonderheiten vorliegen, die es erforderlich machen, die Unterlagen weiterhin aufzubewahren (z. B. anhängige Gerichtsverfahren und dgl.).

Für Buchführungsunterlagen (z. B. Bücher -wie das Kassenbuch-, Inventare, Bilanzen) und für andere Belege (z. B. Rechnungen, Rechnungsdurchschriften, Quittungen) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden, ferner die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstige Unterlage entstanden ist. Zieht sich z. B. die Inventur über das Jahresende hin, beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres, in dem das Inventar endgültig erstellt ist. Die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschlüsse sind regelmäßig erst mit der Unterzeichnung nach § 245 HGB i. V. mit § 242 Ab. 1 Satz 2 HGB aufgestellt, so dass Sie derartige Unterlagen nicht mehr aufzubewahren brauchen, wenn sie die Zeit vor dem 01.01.2004 betreffen.

Sind die Unterlagen jedoch noch für Steuern von Bedeutung, für die die Festsetzungsfrist (4 Jahre) noch nicht abgelaufen ist, dürfen diese Unterlagen nicht vernichtet werden. Die vierjährige Festsetzungsfrist ist zwar für 2008 und früher grundsätzlich abgelaufen; unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. bei Einsprüchen, Betriebsprüfungen, spätere Abgabe der Steuererklärung) beginnt diese Frist jedoch später zu laufen.

Für Privatpersonen als Empfänger von Dienst- oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstückbesteht eine Verpflichtung, bestimmte Unterlagen für die ausgeführte Leistung für zwei Jahre aufzubewahren. Das giltauch für haushaltsnahe Dienstleistungen. Bei diesen Unterlagen handelt es sich um die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder einen anderen beweisfähigen Beleg. Die zweijährige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Auftrag ausgeführt oder die Rechnung aufgestellt wurde.

Daneben gilt für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven (Überschuss-) Einkünfte mehr als EUR 500.000,00beträgt, eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Hinweise:

• Für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Diese darf laut BFH unter Ansatz des Jahreswertes multipliziert mit 5,5 ermittelt werden.
• Für elektronische Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG die gleichen Regeln zu beachten wie für Papierrechnungen. Der Unternehmer muss danach eine Kopie der Rechnung aufbewahren, die er selbst ausgestellt hat (oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung). Gleiches gilt für alle Rechnungen, die er als Leistungsempfänger erhalten hat.

Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums von 10 Jahren müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Wird eine elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt, ist auch die Signatur an sich als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Das gilt selbst dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

Elektronische Rechnungen sind als digitale Dokumente originär elektronisch aufzubewahren. Sie dürfen also nicht ausgedruckt und ausschließlich als Papierdokument archiviert werden, sondern sie müssen elektronisch in dem gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Die Archivierung muss so erfolgen, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen zwingend aufgezeichnet werden.

5.2. Sanktionen bei Nichtbeachtung der Offenlegungspflicht

Bei Nichtbeachtung der Offenlegungspflichten droht ein Ordnungsgeldverfahren. Dabei wird zunächst das Ordnungsgeld, dass mindestens EUR 2.500,00 bis zu EUR 25.000,00 betragen kann, angedroht. Mit der Androhung werden den Beteiligten die Kosten des OWi-Verfahrens (Verwaltungsgebühr und Auslagen) auferlegt. Diese Verwaltungskosten betragen aktuell EUR 103,50.

Hinweis:

Das Ordnungsgeldverfahren kann so oft wiederholt werden, bis die Offenlegung tatsächlich erfolgt ist. Das bedeutet, dass die Verwaltungskosten mehrfach festgesetzt werden können.

Zum Abschluss möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Rundschreibens – auch im Namen unserer Mitarbeiter – für das uns in 2014 entgegen gebrachte Vertrauen herzlich danken und wünschen Ihnen im Kreise Ihrer Familie frohe Festtage, an denen die schönen Seiten des Lebens im Mittelpunkt stehen, losgelöst von Hektik, Stress und Alltagssorgen.

Alles Gute und viel Erfolg auch für das Neue Jahr.