8. Handelsrecht / Buchführung

Die neuen GoBD

Am 14.11.2014 hat das BMF das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Im Folgenden haben wir das Wichtigste aus der 37 Seiten umfassenden Verwaltungsanweisung kurz für Sie zusammengefasst.

• Die GoBD sind für alle Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Sie lösen die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 07.11.1995 und „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.07.2001 ab.
• Es geht u.a. um die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen, Unveränderbarkeit der Buchungen und Daten, Aufbewahrung von (digitalen) Unterlagen sowie die Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.
• Wesentliche Teile der GoBD gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer. Auch Einnahmen-Überschussrechner müssen Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren. Ferner können sich Aufbewahrungspflichten auch aus anderen Rechtsnormen (z.B. §14b UStG) ergeben.

Hinweis:

Es gibt keinen klar definierten Umfang für die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Begründet wird dies mit Divergenzen in den betrieblichen Abläufen sowie mit der Tatsache, dass verschiedenartige Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme verwendet werden.

• Die GoBD enthalten wichtige Ausführungen zur zeitgerechten Aufzeichnung (z.B. sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden). Das DStV-Verbändeforum EDV hat weitere Vorgaben wie folgt zusammengeführt:

Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind Belege innerhalb von zehn Tagen nach Eingang oder Entstehung beim Steuerpflichtigen gegen Verlust zu sichern.

Dies kann durch geordnete Ablage, durch zeitgerechte unveränderte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch Scannen erfolgen. Werden Eingangsrechnungen nicht innerhalb von acht Tagen bzw. innerhalb ihrer gewöhnlichen Durchlaufzeit beglichen, sind die kontokorrentmäßig zu erfassen.

Erfolgt die Erfassung der Geschäftsvorfälle in den Büchern bzw. in den Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen nicht laufend, sondern periodenweise

(z.B. bei einer monatlichen Buchhaltung), müssen vorher Sicherungsmaßnahmen (siehe oben) ergriffen werden und die Erfassung muss innerhalb des folgenden Monats erfolgen.

Hinweis:

Das Überschreiten der Monatsfrist kann zur Verwerfung der Buchführung führen, wenn vorher keine ausreichenden Maßnahmen zur Belegsicherung getroffen worden sind. Da in der Praxis vor allem die Monatsfrist nicht immer gewährleistet ist. sollten die Beleg- und Datensicherungsmaßnahmen in einer Verfahrensdokumentation festgehalten und ihre Einhaltung kontrolliert werden.

• Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen außerdem nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format).

Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.

Hinweis:

Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig.

• Es muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentationvorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Hinweise:

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.